Cadastros: Estruturando as Informações no G3stor

Neste capítulo, você aprenderá como realizar e gerenciar os cadastros fundamentais que sustentam o funcionamento do G3stor.
Os cadastros são a base de todas as operações do sistema — é por meio deles que você organiza, identifica e mantém atualizados os dados essenciais da sua empresa.

Aqui, você encontrará instruções detalhadas sobre:

Cadastro de usuários e permissões: como criar novos perfis, definir níveis de acesso e gerenciar credenciais.
Cadastro de clientes e fornecedores: inserção, edição e manutenção de dados cadastrais.
Cadastro de produtos e serviços: padronização de informações, códigos e categorias.
Campos obrigatórios e boas práticas: como preencher corretamente para evitar inconsistências no sistema.
Edição, exclusão e atualização de registros: regras e cuidados ao manipular dados existentes.

Ao final deste capítulo, você estará apto a configurar toda a base de dados do G3stor de forma segura, organizada e eficiente, garantindo que as próximas etapas de operação fluam sem erros.

2.1 – Cadastro de Funcionários:

O cadastro de funcionários é essencial para o controle de acesso, permissões e vinculação de atividades dentro do G3stor. Cada usuário do sistema deve estar devidamente cadastrado para garantir segurança e rastreabilidade das operações.

Para cadastrar um novo funcionário no G3stor, siga os passos abaixo:

Na tela de Cadastro de Funcionários, utilize as seguintes teclas de atalho:
- F2 – Inicia um novo cadastro.
- F3 – Cancela as alterações em andamento.
- F4 – Libera o registro para edição.
- F5 – Salva o cadastro ou as alterações realizadas.

Após salvar, o novo funcionário ficará disponível na listagem da tela, podendo ser consultado ou alterado a qualquer momento.

Principais campos do cadastro

Nome Completo: insira o nome completo do funcionário conforme consta em seus documentos.
CPF: campo obrigatório para identificação única do colaborador.
Cargo/Função: defina a função desempenhada pelo funcionário dentro da empresa.
Setor/Departamento: informe o setor ao qual o funcionário pertence (ex: Administrativo, Comercial, Operacional).
Situação: selecione se o funcionário está Ativo ou Inativo.
Data de Admissão: registra o início do vínculo com a empresa.
E-mail e Telefone: utilizados para contato e, se aplicável, para envio de credenciais de acesso.
Observações: campo livre para informações adicionais relevantes (ex: horário de trabalho, anotações internas, etc.).

Boas práticas

Mantenha sempre os dados atualizados, especialmente situação e função.
Evite cadastros duplicados: use o campo CPF para verificar se o funcionário já está registrado.
Ao desligar um colaborador, marque a situação como Inativo para preservar o histórico sem excluir dados.

💡 Dica: O mesmo processo pode ser aplicado para as demais entidades do sistema (como clientes, fornecedores ou produtos), seguindo o mesmo caminho dentro do menu Cadastros

2.2 – Cadastro de Clientes

O cadastro de clientes é essencial para registrar e gerenciar todas as informações dos seus parceiros comerciais no G3stor. Cada cliente deve ser identificado corretamente para que o sistema possa gerar documentos, relatórios e histórico de relacionamento.

Como acessar

Cadastros → Entidades → Clientes

Teclas de atalho

F2 – Novo cadastro
F3 – Cancelar alterações
F4 – Liberar para edição
F5 – Salvar

Principais campos

Boas práticas

Sempre verifique duplicidades antes de criar um novo cadastro.
Mantenha o CNPJ e o e-mail atualizados para garantir a comunicação e emissão correta de documentos fiscais.

2.3 – Cadastro de Fornecedores

O cadastro de fornecedores armazena os dados das empresas ou pessoas que prestam serviços ou fornecem produtos à sua empresa.

Como acessar

Cadastros → Entidades → Fornecedores

Teclas de atalho

F2 – Novo cadastro
F3 – Cancelar alterações
F4 – Liberar para edição
F5 – Salvar

Principais campos

Boas práticas

Utilize nomes padronizados para facilitar consultas e relatórios.
Atualize informações bancárias e fiscais sempre que houver alteração contratual.

2.4 – Cadastro de Contatos

O cadastro de contatos é utilizado para registrar pessoas físicas que mantêm relação direta com clientes, fornecedores ou representantes.

Como acessar

Cadastros → Entidades → Contatos

Teclas de atalho

F2 – Novo cadastro
F3 – Cancelar alterações
F4 – Liberar para edição
F5 – Salvar

Principais campos

Nome completo
Empresa vinculada (Cliente/Fornecedor)
Cargo/Função
E-mail e Telefone
Observações

Boas práticas

Sempre vincule o contato à empresa correspondente.
Mantenha informações de telefone e e-mail atualizadas para facilitar o atendimento e a comunicação.

2.5 – Cadastro de Representantes

Representantes são os profissionais responsáveis pela intermediação comercial entre a empresa e os clientes. O cadastro adequado garante o correto vínculo em pedidos e relatórios de vendas.

Como acessar

Cadastros → Entidades → Representantes

Teclas de atalho

F2 – Novo cadastro
F3 – Cancelar alterações
F4 – Liberar para edição
F5 – Salvar

Principais campos

Boas práticas

Atualize o percentual de comissão sempre que houver alteração contratual.
Desative cadastros antigos, mas evite excluir para manter o histórico de vendas.

2.6 – Cadastro de Transportadoras

O cadastro de transportadoras permite registrar as empresas responsáveis pelo transporte e entrega de mercadorias.

Como acessar

Cadastros → Entidades → Transportadoras

Teclas de atalho

F2 – Novo cadastro
F3 – Cancelar alterações
F4 – Liberar para edição
F5 – Salvar

Principais campos

Boas práticas

Confirme sempre os dados fiscais da transportadora antes de gerar documentos de frete.
Utilize o campo de observações para registrar informações específicas, como horários de coleta ou restrições de entrega.

2.7 – Cadastro de Produtos (Materiais)

O Cadastro de Produtos é uma das partes mais importantes do G3stor, pois é nele que são definidos todos os materiais, itens ou produtos que serão utilizados em vendas, compras, estoque e composição de custos.
Um cadastro bem estruturado garante a correta formação de preços, o controle de estoque e a padronização das informações em toda a empresa.

Como acessar

Teclas de atalho

F2 – Novo cadastro
F3 – Cancelar alterações
F4 – Liberar para edição
F5 – Salvar registro
F6 – Localizar material existente

Aba: Básico

Nesta aba estão as informações principais do produto:

Nome / 2º Nome: identificação completa do material.
Código 1 a 4: campos auxiliares para códigos internos, externos ou de integração.
Marca, Tipo, Classe, Grupo e Categoria: parâmetros de classificação que ajudam na organização e nos relatórios.
Unidades e Fatores de Conversão: configuram as unidades de venda, compra e uso, definindo fatores de conversão entre elas.
Peso Líquido / Peso Bruto: utilizados para cálculos logísticos e fiscais.
MarkUP: percentual aplicado para a formação do preço de venda.
Validade (Dias): útil para produtos perecíveis ou com data de vencimento.
Comissão de Vendas: percentual destinado ao vendedor.
Tipo de Uso: define se o material será utilizado como:
- Produto Final
- Uso Interno
- Componente para composição de preços
- Depende da dimensão do produto final
Estoque: opção para controlar ou não o estoque do item.
Desconto / Datas de Validade: configuram regras comerciais.
Último Custo / Custo Médio / Venda: campos automáticos que mostram valores de referência para cálculo de margens.

Demais Abas

Observação: permite inserir anotações internas sobre o produto.
Impostos: configuração de tributações (ICMS, IPI, PIS/COFINS etc.).
Arquivos: anexar documentos ou fichas técnicas relacionadas.
Mobile: define parâmetros específicos para uso em dispositivos móveis.
Imagens Adicionais: permite vincular fotos ou ilustrações do produto.

Boas práticas

Utilize nomes e códigos padronizados para facilitar buscas e relatórios.
Revise os campos fiscais e de unidade de medida antes de liberar o produto para movimentação.
Sempre que possível, preencha marca, grupo e categoria, pois isso melhora o controle e a organização das listas.
Mantenha os preços e o markup atualizados para garantir cálculos corretos nas vendas.